ERP.

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP)

หมายถึง ระบบงานที่ควบคุมการบริหารทรัพยากรภายในบริษัท มีลักษณะของการผสมผสานคือมีการเชื่อมโยงกระบวนการของธุรกิจไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การขายและการกระจายสินค้า ไปจน ถึงการจัดการสินทรัพย์และการบริหารงานบุคคล

ส่วนประกอบของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร(Components of ERP System)

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นการเชื่อมโยงแผนและกระบวนการทำงานต่างๆ ตลอดทั้งองค์กรเข้าไว้ด้วยกันเพื่อส่งเสริมกระบวนการดำเนินธุรกิจขององค์กร โดยสามารถแบ่งประเภทระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรเป็นสามกลุ่มที่สำคัญดังต่อไปนี้

1.การเงิน

2.การผลิตและระบบโลจิสติกส์

3.การบริหารทรัพยากรบุคคล

1) การเงิน (Financials)

      การเงินเป็นที่รู้จักกันว่าเป็นการทำบัญชี ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึก การสรุป การจำแนกประเภท การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินของธุรกิจ กระบวนการต่างๆเหล่านี้ถูกดำเนินการมาเป็นเวลาหลายทศวรรษ อย่างไรก็ตามระบบการทำบัญชีแบบดั้งเดิมไม่สามารถส่งเสริมและสนับสนุนการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างสมบูรณ์เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและโครงสร้างขององค์กรที่เปลี่ยนรูปแบบไป คู่ค้าทางธุรกิจ ผู้ผลิตและผู้จำหน่ายเองก็มีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเช่นกัน

      หน้าที่ด้านบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากรประกอบถูกออกแบบขึ้นเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะด้าน เช่น บัญชีเจ้าหนี้(Account Receivable) บัญชีแยกประเภททั่วไป(General ledger) 

การวางบิล(Billing) และการแจ้งหนี้(Invoicing) ดังนี้

1.1 บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบเกี่ยวกับการควบคุมเจ้าหนี้ รายการการซื้อสินค้า หนี้เกี่ยวกับค่าใช่จ่ายและการชำระหนี้ค่าสินค้าต่อผู้จัดหาสินค้าหรือผู้ขายปัจจัยการผลิต(Supplier) ถูกบันทึกไว้ในบัญชีเจ้าหนี้

1.2 บัญชีลูกหนี้(Account Receivable) ระบบจัดการด้านลูกหนี้ของกิจการ มีการบันทึกยอดหนี้ของลูกค้าควบคู่กันไปกับการทำเอกสารใบวางบิลไปเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหรือเรียกชำระเงินจากลูกหนี้ รวมถึงระบบการควบคุมลูกหนี้อีกด้วย

1.3 การวางบิล(Billing) และการแจ้งหนี้(Invoicing) การจัดทำเอกสารทางการค้าที่สามารถออกโดยผู้ขายหรือผู้ซื้อโดยในเอกสารได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขายหรือสินค้าที่ซื้อเอาไว้

1.4 บัญชีแยกประเภททั่วไป(General ledger) ข้อมูลด้านบัญชีอื่นๆ ได้ถูกนำมารวบรวมไว้เพื่อทำงบดุลและเอกสารทางการเงินอื่นๆ

2) การผลิตและระบบโลจิสติกส์ (Manufacturing and Logistics)

การผลิตและระบบโลจิสติกส์ เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการไหลเวียนวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จ (Semi Finished Product) และ สินค้าสำเร็จ (Finished Product) รวมถึง ระบบโลจิสติกส์ ถือเป็นกระบวนการหนึ่งที่ขับเคลื่อนกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทาน (supply Chain) ตั้งแต่การจัดการซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตและจากการผลิตไปจนถึงการขาย และกิจกรรมอื่น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัตถุดิบ การขนส่งสินค้า การบริหารคลังสินค้า การจัดการ การวางแผนและการขายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการขนส่งสินค้า จุดมุ่งหมายอย่างหนึ่งของการจัดการขนส่งสินค้านั้นเพื่อลดต้นทุนในปัจจัยการดำเนินธุรกิจต่างๆ

การขนส่งสินค้า สามารถจำแนกออกเป็นสามประเภทได้แก่ การขายและการจัดจำหน่าย การวางแผนการผลิต และการจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบ

2.1 การวางแผนการผลิต (Production Planning)

แนวโน้มของการวางแผนการผลิตได้มุ่งไปสู่แนวคิดการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง เหมือนกับการขายและการจัดจำหน่าย ดังนั้นการวางแผนการผลิตจึงต้องมีความยืดหยุ่นและบริษัทเองต้องมีความพร้อมที่จะปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ในกระบวนการผลิตช่วงเวลาในการพัฒนาสินค้าลดลงอย่างมาก

2.2 กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า (Procurement)

 ระบบการประเมินและจัดการผู้สรรหาวัตถุดิบหรือสินค้าช่วยให้องค์กรซื้อสินค้าด้วยราคาที่ต่ำที่สุดและคุณภาพดีที่สุด ผู้จัดหาสินค้าจะยื่นข้อเสนอต่อบริษัทโดยทำใบเสนอราคาและบริษัทจะคัดเลือกผู้จัดหาสินค้าที่เหมาะสมที่สุดจากใบเสนอราคาทั้งหมด ระบบนี้ยังเป็นการให้อำนาจในการจัดซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบกับพนักงานอีกด้วย ส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้ามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

2.3 การขายและการจัดจำหน่าย (Sale and Distribution)

 เนื่องจากรูปแบบการทำงานของฝ่ายขายได้เปลี่ยนแปลงไป ส่งผลให้มีความจำเป็นต้องใช้ระบบการขายและการจัดจำหน่าย บริษัทต้องมีการเปลี่ยนแปลงโดยมุ่งเน้นความสำคัญไปที่ลูกค้าเป็นหลักเพื่อให้บริษัทได้เปรียบในเชิงแข่งขัน เมื่อบริษัทเน้นความสำคัญไปที่ลูกค้า ระบบการขายและการจัดจำหน่ายก็มีความสำคัญมากขึ้น โดยสรุปแล้วหน้าที่การทำงานในระบบการขายและการจัดจำหน่ายจะช่วยส่งเสริมงานขายด้านต่างๆไม่ว่าจะเป็น การออกใบเสนอราคา การสั่งซื้อสินค้า การตรวจสอบเครดิต การขนส่งสินค้า การเรียกเก็บเงิน การทำสัญญาการขาย

3) ทรัพยากรบุคคล(Human Resource)

ระบบจัดการงานบุคคล(Human Resource System) มีจุดมั่งหมายที่คล้ายคลึงกับระบบบัญชี และระบบโลจิสติกส์(Logistics) คือเพื่อใช้ทรัพยากรในบริษัทให้เกิดประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพสูงสุด

-----------------------------------------------------

การจะระบุว่าระบบใดเป็น ERP หรือไม่นั้นไม่ได้พิจารณาเพียงแต่การเป็นระบบที่ครอบคลุมถึงส่วนต่าง ๆ ในองค์กรเท่านั้น แต่ ERP ที่แท้จริงต้องประกอบไปด้วย

       1.ความยืดหยุ่นระบบ ERP ต้องยืดหยุ่นพอที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ในองค์กรได้

      2.ความเป็นสัดส่วนและง่ายต่อการแก้ไข ERP จะต้องมีโครงสร้างที่ปรับเปลี่ยนได้ง่าย นั่นคือ สามารถเพิ่มเติมส่วนต่าง ๆ ได้โดยง่าย และไม่กระทบต่อส่วนอื่น ๆ

       3.ครอบคลุมERP จะต้องเป็นการรวบรวมระหว่างส่วนต่าง ๆ ขององค์กรได้

       4.เหนือขอบเขตขององค์กรERP ควรจะสนับสนุนการเชื่อต่อกันกับระบบขององ๕กรอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท

       5.เป็นแบบจำลองของธุรกิจในสภาพจริงERP ควรจำลองสถานการณ์จริงลงบนคอมพิวเตอร์ และควรให้ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจให้เข้ากับหน่วยงานของตนเองได้

ประโยชน์หลักของ ERP

       1.ผู้บริหารองค์กรสามารถเรียกดูข้อฒูลผลการดำเนินงานขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็น รายได้ ยอดขาย กำไร ค่าใช้จ่าย หรือข้อมูลอื่น ๆ ขององค์กรได้ในเวอร์ชันเดียว ความสามารถของ ERP ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำ พร้อมสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร

       2.สร้าง รูปแบบกระบวนการผลิตที่เป็นมาตรฐาน ภายใต้ระบบคอมพิวเตอร์และฐานข้อมูลระบบเดียวกัน ด้วยความสามารถของ ERP จึงสามารถประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี

       3.สร้าง มารตฐานข้อมูลด้านบุคคลากรโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่หน่วยงานธุรกิจ หลายแห่งอาจเป็นการยากที่ฝ่ายบริหารบุคคลากรจะสามารถตรวจสอบหรือแจ้งข้อมูล ด้านสวัสดิการได้ทั่วถึง แต่ ERP สามารถจัดการเรื่องดังกล่าวได้

ตัวอย่าง: แนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (ERP)